PERENCANAAN ORGANISASI

Siagian (1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan. Soekartawi (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia.

Jenis-Jenis Perencanaan

Aktivitas perencanaan dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu perencanaan taktis dan perencanaan strategis. Berikut penjelasan mengenai perencanaan taktis dan perencanaan strategis (Wiratmo, 1994).

1.      Perencanaan Strategis

Strategi merupakan sbagai suatu rencana luas dan umym ang dikembangkan untuk mencapai tujuan organisasional jangka panjang. Perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan. Jangka panjang didefinisikan sebagai periode waktu antara 3 tahun sampai 5 tahun. Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang akan dilakukan oleh organisasi agar berhasil dan kurun waktu 3 tahun sampai 5 tahun mendatang.

2.      Perencanaan taktis

Perencanaan taktis merupakan perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu ke depan yang berkisar satu tahun atau kurang. Wirausahawan menggunakan perencanaan taktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang.

Perencanaan dan Tingkat Manajemen

Perencanaan merupakan proses menentukan bagaimana organisasi bisa mencapai tujuannya. Perencanaan merupakan proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Dalam istilah yang resmi, perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari program tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebihi dahulu (Wiratmo, 1994).

Manajemen puncak dari suatu organisasi mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau belum serta membuat perencanaan jangka panjang. Manajemen tingkat bawah mempunyai tanggung jawab untuk kegiatan operasinal dari organisasi, mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan dibandingkan dengan manajemen tingkat atas, serta membuat perencanaan jangka pendek. Manajemen menengah menggunakan waktu yang lebih banyak dibanding dengan manajer tingkat bawah, tetapi lebih sedikit dibanding dengan manajemen tingkat atas dan membuat perencanaan jangka yang agak panjang (Wiratmo, 1994).

Pendekatan dalam Perencanaan

Tiga pendekatan atau filsafat dasar untuk melaksanakan fungsi perencanaan adalah pendekatan probabilitas tinggi, pendekatan maksimasi, dan pendekatan adaptasi. Berikut merupakan penjelasan untuk masing-masing pendekatan (Wiratmo, 1994).

1.      Pendekatan Probababilitas Tinggi

Pendekatan probabilitas tinggi perencanaan didasarkan pada filsafat bahwa seharusnya terdapat probabilitas tinggi bahwa organisasi bisa mencapai keberhasilan. Perencana menggunakan pendekatan probabilitas tinggi yang ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisan diterima. Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi adalah menghasilkan rencana yang sangan tepat, sehingga perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk tingkat keberhasilan yang diinginkan. Kerugian pendekatan probabilitas tinggi adalah tidak mendorong rencana-rencana yang kreatif.

2.      Pendekatan Maksimasi

Pendekatan maksimasi didasarkan pada filsafat bahwa organisasi hendaknya mencapai keberhasilan sebesar mungkin. Keuntungan pendekatan maksimasi adalah pendekatan secara kontinu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial penuh dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif yang canggih untuk mengembangkan rencana-rencana. Kerugian pendekatan maksimasi adalah pendekatan ini biasanya memperlakukan komponen organisasi sebagai sepenuhnya bisa dikuantitatifikasi dan diprediksi, bahkan beberapa aspek organisasi, seperti perilaku manusia, tidak bisa diramalkan, dan dikuantifikasi.

3.      Pendekatan Adaptasi

Pendekatan adaptasi menekankan bahwa perencanaan yang efektif dipusatkan pada usaha membantu organisasi untuk berubah atau menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal. Perencana yang menggunakan pendekatan ini melihat perubahan organisasional sebagai tidak bisa dihindari, memusatkan diri pada antisipasi perubahan masa depan, dan menentukan melalui analisa organisasional serta memodifikasi organisasi ketika tiba saat untuk berubah. Keuntungan pendekatan adaptasi adalah pendekatan ini difokuskan pada lingkungan eksternal dan lingkungan internal dari organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional. Kerugian pendekatan adaptasi adalah penekanan yang kurang pada tujuan organisasi dibandingkan dengan pendekatan probabilitas tinggi dan pendekatan adaptasi serta kemungkinan bahwa analisa organisasi dan perubahan yang dihasilkan lebih merupakan akhir dari perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan.

Alat-Alat Perencanaan

Alat-alat perencanaan merupakan teknik yang dapat digunakan oleh wirausahawan untuk membantu mengembangkan rencana-rencana. Berikut merupakan alat-alat perencanaan (Wiratmo, 1994).

1.      Peramalan (Forecasting)

Peramalan merupakan teknik prediksi terjadnya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Arti penting dari peramalan terletak pada kemampuannya untuk membanty wirausahawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional yang pada gilirannya membantu wirausahawan untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.

2.      Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method)

Metode analisa runtun waktu memprediksi penjualan di masa mendatang dengan mnganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukkan hubungan antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian dengan menunjukkan kecenderungan di masa lalu dapat digunakan untuk meramalkan penjualan di masa yang akan datang.

3.      Penjadwalan (Scheduling)

Penjadwalan merupakan proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organsasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian integral dari rencana organisasional. Peta gannt dan analisa network merupakan teknik penjadwalan.

1. Peta Gannt, peta gannt merupakan peralatan penjadwalan yang dikembangkan oleh Henry L. Gannt. Peta ini pada dasarnya merupakan diagram balok dengan waktu pada sumbu horizontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada pada sumbu vertikal.

2. PERT (Program Evaluation and Review Technique), PERT merupakan jaringan aktivitas proyek yang menunjukkan estimasi waktu yang diperlukan dalam proyek maupun hubungan berangkai aktivitas-aktivitas yang harus diikuti untuk menyelesaikan proyek.

KESIMPULAN

Aktivitas perencanaan dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu perencanaan taktis dan perencanaan strategis. Berikut penjelasan mengenai perencanaan taktis dan perencanaan strategis. Tiga pendekatan atau filsafat dasar untuk melaksanakan fungsi perencanaan adalah pendekatan probabilitas tinggi, pendekatan maksimasi, dan pendekatan adaptasi. Alat-alat perencanaan berupa peramalan, metode analisa runtun waktu, dan penjadwalan.

DAFTAR PUSTAKA

Wiratmo, Masykur. 1994. Kewirausahaan. Jakarta: Universitas Gunadarma.

Soekartawi. 2000. Pengantar Agroindustri. Rajagrafindo Pustaka. Jakarta

Sondang P.Siagian.1994. Teori dan Praktek Kepemimpinan .Jakarta:Penerbit Rhineka Cipta.h.192 Terry G.R. Principle Of Management.(New York: Richard.D. Irwin, Inc.1977).